过程自动化机器人（RPA），区别于工业物理机器人，是一个为自动化任务而专门编写的计算机程序。自动化模拟了人类活动以及与知识型工作中使用的应用程序的交互。它通常执行清晰、逻辑可记录、常规和重复的知识型工作任务，这些任务原本由人执行。此类任务通常出现在组织的核心流程和支持职能中。当目标是生产过程的自动化，并且目标是维护已经在使用的信息系统时，它最适合作为自动化解决方案。
代表性任务：常规知识型工作
适用于机器人软件的任务包括将数据输入系统、将数据从一个系统复制到另一个系统、数据转换、报告、数据更新和检查。此类任务可能与公司的发票、采购、工资单或财务报告等流程领域相关。给到机器人软件的任务，应该设定明确的规则，并且没有任何歧义，因为机器人只会根据给定的指令重复执行任务。机器人的任务可以由用户发起或定时重复。
过程自动化机器人还可以用于在部署全面的IT解决方案之前的测试。例如，信息系统集成的快速RPA试点可以用于在全面的信息系统集成项目之前确定集成的需求和影响。
RPA可以带来成本效益、减少人为错误，以及能够在机器人处理日常知识型工作的同时，将腾出的人力工作时间集中在更具挑战性的客户服务或专业技能上。RPA也面临挑战：如果底层信息系统发生变化，机器人的功能也需要改变；另外，如果在给机器人设定任务时出现错误，机器人将在工作中重复这些错误。
生产行业的软件机器人
在芬兰商业银行资助的重启物联网工厂项目（2018-2021）中，工业和研究合作伙伴共同开发了100多个针对工业问题的共享风险概念验证（PoC）技术试点项目(https://rebootiotfactory.fi/)。试点项目广泛涉及工业公司的不同职能，涵盖产品开发、采购、生产、销售、工厂自动化和物流等领域。其中包括几个使用RPA的实验。Scanfil的RPA PoC是该项目中七个最具影响力试点项目之一。Scanfil信息通信技术总监Maarit Säilynoja表示：“Reboot项目在推动公司机器人发展方面发挥了重要作用。通过该研究项目，我们了解了RPA供应商候选人，听取了其他公司在RPA方面的经验，当然，还与其他人分享了我们所学到的东西。”。
Scanfil使用机器人软件处理采购订单
Scanfil plc成立于1976年，是一家工业制造合作伙伴和系统供应商，为各行各业生产产品。Scanfil在芬兰、瑞典、波兰、爱沙尼亚、德国、美国和中国都有生产工厂。Scanfil长期以来一直在利用自动化和数字化，但软件机器人对Scanfil来说仍然是新事物。因此，Scanfil决定将PoC试点项目作为重启物联网工厂项目的一部分。采购订单自动化之所以被选为试点，是因为其潜在的好处和较短的回收期。
在RPA项目之前，采购流程如下：Scanfil的ERP系统根据销售和生产计划以及需求预测创建采购方案，采购人员手工逐个处理采购方案，并将其合并为每个供应商的订单，最后将订单发送给供应商。
RPA系统部署后，机器人软件分析了ERP系统生成的采购方案，并根据设定的规则将其划分为常规订单和其他订单，包括订单的价值。之后，机器人软件执行了大部分常规订单，并独立地将相关信息发送给采购和相关人员。采购人员只需要处理少量剩余的采购方案，并下发相关订单。
由于RPA系统的部署，采购人员能够更专注于更具挑战性的订单和与采购相关的其他任务。在公司层面，RPA将日常采购的工作时间减少了约5-10人/年，这些时间现在可以用于创造更多附加值的活动。
软件机器人带来诸多好处
RPA为Scanfil带来了明显的直接和间接利益。技术本身的投资回收期（软件许可和平台部署）只有三个月，可以用节省的工作时间来计算。员工们也非常欢迎这一变化，RPA显著降低了枯燥乏味的日常任务，为更有意义和挑战性的任务腾出了时间。从供应链弹性的角度来看，这在新冠大流行期间非常有用，因为买手可以有更多的时间来确定替代供应商。全球供应链危机大大增加了高要求专业工作的比例。
正确的运用才能产生良好的解决方案
必须教会机器人软件如何完成任务——也就是说，必须用操作规则对其进行编程。Scanfil专门雇佣了几个人，他们的工作内容包含机器人软件教授。他们定期与RPA合作，即使每周只有一次，也会确保员工能保持足够的专业知识水平，并确保可以使用新开发的功能。
这项技术本身已经为软件机器人在公司中的广泛应用做好了准备。选择正确的流程进行自动化是至关重要的。可以尝试问这样一个问题：“我会雇佣一个人来做这件事吗”？最好的应用程序是长时间、重复、有固定流程的任务。当然，也应该设定规则将任务执行中的异常定向给某个人，以便可以正确处理异常。因此，机器人软件可以处理任务的基本负载，而人们只需要专注于需要思考的更具挑战性的事情上。当然，应该注意的是，将关键业务功能完全自动化是不明智的，因为如果公司过于依赖自动化，可能会导致与任务相关的专业知识从公司消失。
总而言之，Scanfil对软件机器人技术很满意，也推荐其他公司使用。除了采购业务，Scanfil还在其他任务中尝试使用RPA。然而，它并不是适用于所有的应用程序，因此还有很多东西需要学习。从IT部门的角度来看，RPA提供了传统IT自动化无法执行或成本效益不高的解决方案。“机器人”这个词本身可能有负面的联想，但它并没有夺走Scanfil的工作，只是删除了常规任务。员工们也对新系统的部署感到满意。
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: 芬兰VTT技术研究中心有限公司
Jukka Majava, Osmo Kauppila: 奥卢大学
Maarit Säilynoja: Scanfil plc