Ohjelmistorobotit yleistyvät digitaalisten liiketoimintaprosessien automatisoinnin välineinä. Niiden avulla voidaan automatisoida toistuvia, aikaa vieviä tietotyötehtäviä ja siten saavuttaa kustannussäästöjä. Scanfil on hyödyntänyt onnistuneesti ohjelmistorobotteja ostotoiminnan tukena.
Ohjelmistorobotiikka, englanniksi Robotic Process Automation (RPA), tulee käsitteenä erottaa fyysisistä teollisuusroboteista. Ohjelmistorobotti ei ole fyysinen laite vaan itsessään tietokoneohjelma, jolla automatisoidaan ihmisten tekemää tietotyötä. Automatisoinnilla matkitaan ihmisen toimintaa ja vuorovaikutusta tietotyössä käytettävien sovelluksien kanssa. Se suorittaa tyypillisesti selkeitä, logiikaltaan dokumentoitavissa olevia sekä rutiininomaisia ja toistuvia tietotyön työtehtäviä, joita muutoin suorittaisi ihminen. Tällaisia työtehtäviä löytyy tavallisesti organisaatioiden ydinprosesseista ja tukitoiminnoista. Se soveltuu automatisointiratkaisuksi parhaiten silloin, kun tavoitteena on tuotannossa olevien prosessien automatisointi ja pyrkimyksenä on säilyttää käytössä olevat tietojärjestelmät.
Tyyppitehtävänä rutiininomainen tietotyö
Ohjelmistorobotin tyyppitehtäviä ovat tiedon syöttäminen järjestelmiin, kopiointi järjestelmästä toiseen, tietomuunnokset, raportointi, tiedon päivittäminen ja tarkistukset. Tällaiset tehtävät voivat liittyä vaikkapa yrityksen laskutus-, osto- palkanmaksu- tai talousraportointiprosesseihin. Ohjelmistorobottia varten tehtävä tulee jakaa selkeisiin sääntöihin perustuviin askeliin, joissa ei ole tulkinnanvaraa, koska robotti toistaa tehtäviä annetun ohjeistuksen mukaan. Robottien ajaminen voi tapahtua käyttäjän käynnistämänä tai niiden käyttö voi olla ajastettua.
RPA:ta voidaan käyttää myös testaamaan ratkaisukonseptia ennen täysimittaista IT ratkaisua. Esimerkiksi nopealla tietojärjestelmien integraation RPA-pilotoinnilla voidaan selvittää integraation tarpeita ja vaikutuksia ennen täysimittaista tietojärjestelmäintegraatioprojektia.
Tärkeimpinä RPA:n hyötyinä voidaan nostaa esiin kustannushyödyt, inhimillisten virheiden väheneminen ja vapautuvan ihmistyöpanoksen ohjaaminen vaativampaan asiakaspalvelu- tai asiantuntijatyöhön, kun robotit hoitavat rutiinitietotyötä. RPA:n haasteet puolestaan liittyvät taustalla olevien tietojärjestelmien muutoksiin, jotka aiheuttavat muutostarpeita myös robottien toimintaan sekä mahdollisiin virheisiin niiden opettamisessa, jolloin robotti toistaa virheellistä toimintatapaa.
Ohjelmistorobotiikkaa valmistavalle teollisuudelle
Business Finlandin rahoittamassa Reboot IoT Factory -hankkeessa (vuosina 2018-2021) teollisuus- ja tutkimusosapuolet kehittivät yhdessä yli 100 Proof-of-Concept (PoC) jeatun riskin teknologiakokeilua teollisiin ongelmiin (https://rebootiotfactory.fi/). Kokeilut liittyivät laajasti teollisuusyrityksen eri toimintoihin kattaen esimerkiksi tuotekehitystä, hankintaa, tuotantoa, myyntiä, tehdasautomaatiota ja logistiikkaa. Näiden joukossa oli useita RPA:ta hyödyntäviä kokeiluja. Scanfilin RPA PoC oli yksi seitsemästä korkean vaikuttavuuden kokeilusta hankkeessa. “Reboot-hankkeella oli tärkeä rooli asian edistämisessä yrityksessä. Tutkimushankkeen kautta tutustuttiin RPA-toimittajaehdokkaisiin, kuultiin muiden yritysten kokemuksia RPA:sta sekä tietenkin päästiin jakamaan muille oppimiamme asioita.” kertoo Scanfilin ICT Johtaja Maarit Säilynoja.
Ohjelmistorobotti käsittelee ostotilauksia Scanfilillä
Scanfil Oyj on vuonna 1976 perustettu teollisuuden valmistuskumppani ja järjestelmätoimittaja, joka valmistaa tuotteita useille toimialoille. Scanfilillä on valmistusta Suomessa, Ruotsissa, Puolassa, Virossa, Saksassa, , Yhdysvalloissa ja Kiinassa. Yritys on hyödyntänyt automatisaatiota ja digitalisaatiota jo pitkään, mutta ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen oli sille uutta. Tämän vuoksi päätettiin toteuttaa PoC-kokeilu osana Reboot IoT Factory -hanketta. Kokeilun kohteeksi valittiin ostotilauksien automatisointi saavutettavien hyötyjen ja lyhyen takaisinmaksuajan vuoksi.
Ennen RPA-projektia ostoprosessi toimi seuraavasti. Scanfilin ERP-järjestelmä loi ostokehotukset myynti- ja tuotantosuunnitelman sekä kysyntäennusteiden pohjalta. Ostajat käsittelivät ostokehotukset yksitellen manuaalisesti, yhdistivät ne toimittajakohtaisiksi tilauksiksi ja lähettivät tilaukset toimittajalle.
RPA:n käyttöönoton jälkeen ohjelmistorobotti analysoi ERP-järjestelmän luomat ostokehotukset ja jakoi ne rutiini- ja muihin tilauksiin ennalta luotujen sääntöjen perusteella, joihin kuului mm. tilauksen arvo. Tämän jälkeen ohjelmistorobotti toteutti suurimman osan rutiinitilauksista ja lähetti niistä itsenäisesti tiedot ostajille ja suunnittelijoille. Ostajat taas käsittelivät pienen määrän jäljellejääneitä ostokehotuksia ja tekivät niihin liittyvät tilaukset.
RPA:n käyttöönoton ansiosta ostajat ja suunnittelijat pystyivät keskittymään paremmin haastavimpiin tilauksiin ja muihin ostoon liittyviin tehtäviin. RPA vähensi koko yrityksen tasolla rutiiniostoihin käytettävää työaikaa arviolta 5-10 henkilötyövuotta ja tämä aika pystyttiin nyt käyttämään enemmän lisäarvoa tuottaviin asioihin.
Ohjelmistorobotiikka tuo hyötyjä
RPA on tuonut selviä suoria ja välillisiä hyötyjä Scanfilille. Itse teknologian (ohjelmistolisenssi ja alustan käyttöönotto) investoinnin takaisinmaksuaika oli vain 3 kuukautta, mikä pystyttiin laskemaan säästyneiden työtuntien avulla. Työntekijöiden kannalta uudistus oli myös tervetullut. RPA vähensi merkittävästi rutiiniomaisten, vähemmän motivoivien tehtävien suoritusta, jolloin vapautui aikaa mielekkäämmille ja haastavammille työtehtäville. Tästä oli paljon hyötyä koronapandemian aikana toimitusketjun resilienssin näkökulmasta, sillä ostajilla oli nyt paremmin aikaa selvittää vaihtoehtoisia toimittajia. Globaali kriisi toimitusketjuissa lisäsi merkittävästi haastavan asiantuntijatyön osuutta.
Oikeaan tehtävään sovellettuna hyvä ratkaisu
Ohjelmistorobotti tulee opettaa tehtäväänsä – eli sille tulee ohjelmoida toimintasäännöt. Scanfilillä on töissä useampia henkilöitä, joiden tehtäväkuvaan kuuluu ohjelmistorobottien opettaminen. Vasta toistuva, viikoittainenkin RPA:n kanssa toimiminen pitää osaamistason riittävänä ja teknologian kehittyessä uudet toiminnallisuudet saadaan hyödynnettyä.
Teknologia itsessään on kypsä ohjelmistorobotiikan laajamittaiselle hyödyntämiselle yrityksissä. Tärkeää on valita automatisoitava prosessi oikein. Hyvä lähtökohta on miettiä: ”Palkkaisinko ihmisen tekemään tämän?” Hedelmällisin käyttökohde on tehtävä, jossa jotain asiaa tehdään pitkän aikaa, toistuvasti ja määrämuotoisesti. Poikkeustapaukset tehtävän suorituksessa voidaan ohjata sääntöjen mukaan ihmisen käsiteltäväksi, joten nekin tulevat käsitellyksi. Näin ollen ohjelmistorobotin avulla saadaan tehtävän peruskuorma käsiteltyä ja ihmiset keskittyvät vain vaativampiin ihmisen pohdintaa vaativiin tapauksiin. On kuitenkin huomattava, että ei ole viisasta automatisoida monimutkaisia liiketoimintakriittisiä toimintoja kokonaan, jolloin tehtäväosaaminen voi kadota yrityksestä, kun luotetaan liikaa automaatioon.
Kaiken kaikkiaan Scanfil on tyytyväinen ohjelmistorobotiikkaan ja voi suositella sen hyödyntämistä muillekin. Yrityksessä on ostopalvelujen lisäksi kokeiltu RPA:ta myös muissa tehtävissä. Kaikkiin käyttökohteisiin se ei ole kuitenkaan ollut soveltuva, joten vielä riittää opittavaa. Jos ajatellaan asiaa IT-osaston kannalta, RPA antaa ratkaisuja, joita perinteisellä IT-automaatiolla ei voi suorittaa tai jossa se ei olisi kustannustehokas. Robotti-sanasta itsessään voi tulla negatiivisia tuntemuksia, mutta työpaikkoja se ei ole Scanfilillä vienyt, vaan poistanut rutiinitehtäviä. Lisäksi henkilöstö on ollut sen käyttöönottoon tyytyväinen.
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy
Jukka Majava, Osmo Kauppila: Oulun yliopisto